마이크로소프트 365 버전 워드 프로그램에서 새 문서를 시작하고, 저장하는 방법을 알아볼게요.
▣ 새 문서 만들기
① 워드 시작 화면에서 '새 문서'를 클릭합니다.
작업 화면이 표시됩니다.
② 글자를 입력합니다.
▣ 저장하기
① [파일] 메뉴를 누릅니다.
② [저장]을 누릅니다.
③ '여기에 파일 이름을 입력하세요'라고 표시되는 칸에 '문서 제목'을 입력합니다.
④ [저장] 버튼을 누릅니다.
저장이 완료됩니다.
그런데 이 문서는 어디에 저장된 걸까요?
문서 제목 입력하는 칸 위에 이 파일이 입력되는 '폴더'가 표시됩니다.
문서 폴더에 들어가서 확인해 보니, 그 파일이 존재하네요.
기본적으로 모든 문서는 '문서' 폴더에 저장되는데요. 내가 작성한 모든 문서가 '문서' 폴더에 저장된다면 문서가 너무 많아서 관리가 어렵겠죠? 쉬운 파일 관리를 위해서, 별도의 '폴더'를 만들어 저장하는 것이 좋습니다. 그렇다는 것은, 저장할 '폴더'를 찾아서 저장을 해야 한다는 얘기겠죠?
새 폴더를 만드는 방법과, 저장할 폴더를 찾는 방법을 알아보죠.
▣ 새 폴더 만들어 저장하기
[파일] - [저장] 페이지 상단을 보면 [새 폴더] 버튼이 있습니다.
[새 폴더] 버튼 누르면, 아래와 같은 대화상자가 열리는데요.
생성할 폴더의 이름을 적은 뒤, [확인]을 누르면 새 폴더가 생성됩니다.
'워드 문서 저장소'라고 새 폴더 이름을 입력한 뒤, [확인]을 눌렀습니다.
폴더를 저장한 '폴더'에 너무 많은 파일이 있으면 새로 저장한 새 폴더가 보이지 않습니다. 스크롤바를 눌러 아래로 내려줘야, 새 폴더를 찾을 수 있습니다.
끝까지 스크롤하니 '워드 문서 저장소'라는 폴더가 보입니다.
새로 만든 폴더를 선택하면, 위 그림과 같이 파일 경로(문서>워드 문서 저장소)가 표시됩니다. 폴더 이름을 확인하고, [저장] 버튼을 누릅니다.
[저장]을 누르고 나면, 다시 작업하던 화면으로 돌아갑니다.
원하는 폴더에 저장했는지 확인해 보기 위해서, '다른 이름으로 저장' 페이지를 살펴볼게요. 아래와 같이 문서 저장 경로가 표시되고, 해당 경로에 '파일'이 저장되어 있는 것을 확인할 수 있습니다.
저장 경로 좌측의 화살표를 눌러주면 상위 폴더로 이동합니다.
위 방법은 프로그램에 있는 메뉴를 눌러서 저장하는 방법인데요. 아무래도 문서 작업 시에는 '단축키'를 이용하는 게 훨씬 빠르고 수월하죠. MS WORD 문서를 단축키로 저장하는 방법은 아래와 같습니다.
▣ 단축키를 이용해 문서 저장하는 방법
MS Word에서 문서 저장 단축키는 Ctrl + S 입니다.
사실 거의 모든 프로그램에서 '저장' 단축키로 Ctrl + S를 쓰니 꼭 기억해두세요.
문서를 작성한 뒤, Ctrl + S를 누르면 아래와 같은 대화상자가 뜹니다.
문서 제목 입력하고, [저장]을 눌러주면 되는데요.
저장할 폴더를 변경하고 싶다면 [위치 선택]을 눌러 원하는 [폴더]를 선택한 뒤 [저장]을 누릅니다.
▣ 다른 이름으로 저장
동일한 파일을 이름만 바꿔 따로 저장하고 싶다면, '다른 이름으로 저장' 명령을 실행합니다.
[파일] 화면을 열고,
[다른 이름으로 저장]을 선택하면
[저장] 화면과 비슷한 화면이 표시됩니다.
이름을 바꿔 주고 [저장]을 누르면 됩니다.
그런데 여기서 잠깐!
아까 [저장] 방법을 설명할 때, 빼 먹은 게 있는데요. 바로 '파일 형식'입니다.
문서 제목 입력란 아래에 저장 형식이 표시되는데요. 이 부분을 클릭하면 저장할 수 있는 형식들이 열립니다.
원하는 형식을 선택해 '저장'하면 해당 형식으로 저장됩니다.
※ Word로 작성된 문서이더라도, 상위 버전으로 작성된 문서는 하위 버전 워드 프로그램에서 실행할 수 없습니다. 저는 Microsoft 365의 워드 프로그램을 쓰고 있는데요. 제가 문서를 작성해서 저장하면 자동으로 '문서.docx' 형식으로 저장됩니다. 이렇게 저장된 문서는 Word 2003 버전 프로그램에서는 열 수 없기 때문에, (버전이 낮은 프로그램을 소유한 작업자에게) 문서를 공유하거나 버전이 낮은 프로그램에서도 열어야 하는 상황이라면 저장 형식을 낮은 버전으로 다시 저장해야 합니다.
그리고 모바일에서 문서를 확인해야 하는 경우에도 본인의 모바일에 워드가 설치되어 있지 않다면, 모바일에 있는 뷰어 또는 편집 프로그램의 형식에 맞게 저장을 하면 언제 어디서든 문서를 확인하거나 편집할 수 있습니다.
저는 오피스로 작성한 문서들을 pdf 형식으로 저장하는 경우가 많은데요. 모바일 환경에서 확인하기가 비교적 용이하기 때문입니다. 또한 pdf 형식의 문서는 Adobe Acrobat 프로그램을 사용하지 않아도, MS Word에서 편집이 가능하기 때문에 여러모로 활용도가 높습니다.
문서를 작성한 뒤, 공유를 위해서든 추가적인 수정을 위해서든 모바일로 옮겨야 하는 일이 많은데요. 워드로 작성된 문서를 다양한 방식으로 저장하는 방법을 알아두면, 여러 방면에서 자유롭게 활용할 수 있어 편리합니다.
▣ 단축키를 이용해 다른 이름으로 저장하기
문서 작성 후 F12를 누르면 아래와 같은 대화상자가 뜹니다. 문서 제목을 적은 뒤 [저장]을 누릅니다.
파일 형식을 변경하고 싶다면, '파일 형식 입력란'을 클릭해, 파일 형식을 선택하면 됩니다.
▣ 새 문서 만들기 및 저장하기에 사용하는 단축키
■ 새 문서 만들기 : Ctrl + N
■ 문서 열기 : Ctrl + O
■ 문서 저장하기 : Ctrl + S
■ 다른 이름으로 저장 : F12
■ 열기 다음 이전 작업 위치로 이동 : Shift + F5
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